Dokumentačný úsek je neoddeliteľnou súčasťou múzea. Jeho činnosťou je dokumentácia nadobudnutých zbierkových predmetov, ktorá sa vykonáva písomne aj v digitálnej podobe, a tvorí súčasť odbornej evidencie. Chronologická evidencia zbierkových predmetov sa vedie v knihe prírastkov bezodkladne po nadobudnutí zbierkového predmetu. Každý zbierkový predmet sa eviduje na samostatnú dokumentačnú kartu, ktorá obsahuje stručný odborný popis predmetu, prírastkové číslo, evidenčné číslo, lokalitu, dátum získania, meno posledného vlastníka, spôsob získania, cenu, meno pracovníka, ktorý predmet prevzal do zbierok, obrazovú dokumentáciu - fotografiu, číslo negatívu a meno pracovníka, ktorý obrazovú dokumentáciu vykonal. Dokumentačná karta sa vyhotovuje vo viacerých kópiách. Okrem klasickej evidencie zbierkových predmetov v prírastkovej knihe a dokumentačných kartách sa vykonáva aj evidencia s využitím výpočtovej techniky.
Dokumentačný úsek spravuje bohatú obrazovú dokumentáciu: fotografie, negatívy, diapozitívy, videozáznamy a pod. Ku koncu septembra roku 2004 fotoarchív Šarišského múzea na dokumentačnom úseku eviduje 70 094 ks čiernobielych a farebných negatívov. Týka sa najstarších záberov z mesta Bardejova, Bardejovských Kúpeľov a okresu, zábery z výstavby budov, rekonštrukcie MPR, vzácnych návštev v Bardejove a Bard. Kúpeľoch, výstav poriadaných v Šarišskom múzeu, výskumov odbornými pracovníkmi národopisného, prírodovedného a historického oddelenia a pod.
Pracovníci dokumentačného úseku poskytujú služby pri výbere obrazovej dokumentácie aj pre verejnosť. Tento úsek vo veľkom počte navštevujú študenti a respondenti odborných kruhov, ktorí využívajú archívny materiál k svojej odbornej činnosti.
Šarišské múzeum
Radničné námestie 13
085 01 Bardejov
Slovensko
Tel: 00421-54-472 4309
e-mail: sarmus@nextra.sk
